Evitar Contato Duplicado

O Que É e Quando Usar

O CRM tem uma regra de duplicidade de contatos: você define quais dados repetidos caracterizam a mesma pessoa e o que o sistema faz quando encontra essa repetição. Use quando a mesma pessoa entra por vários canais — formulário, importação, integração — e a base começa a ficar com cadastros iguais.

A regra é de detecção e de tratamento na entrada. Ela não junta cadastros que já existem, e o CRM não tem tela de mesclagem — a seção de limitações deste artigo explica o que fazer quando dois cadastros iguais já estão na base.

Como Configurar a Regra de Duplicidade

1. No menu lateral, abra Configurações e clique em Preferências do sistema. A tela abre

   com o título Preferências do Sistema.

2. Vá para a aba Gestão de duplicatas.

3. Encontre o bloco Gestão de duplicatas de contatos, com a descrição "Configure as regras

   que o sistema deve respeitar ao identificar contatos duplicados".

4. Ligue a chave em Status do Módulo. O restante da configuração só aparece com a chave

   ligada.

5. Em Quais parâmetros serão considerados duplicatas?, ligue os parâmetros que valem para o

   seu processo: E-mail ("Identifique contatos com o mesmo e-mail"), Telefone ("Identifique contatos com o mesmo telefone") e o documento do contato. Entre dois parâmetros ligados aparece o seletor E ou Ou, que decide se os dois precisam coincidir ou se um deles já basta.

6. Para comparar por um campo criado por você, clique em Adicionar propriedade e escolha a

   propriedade na lista.

7. Em Validação da regra, use Válido somente para contatos criado(a)s via se a regra

   deve valer apenas para o que entra por API ou apenas para o que é criado Manualmente.

8. Em Quando as duplicatas tiverem conflitos de dados, escolha entre **Atualizar o contato

   mais recente com os dados do mais antigo** e Não fazer nada e manter duplicado.

9. Clique em Salvar tudo. Aparece o aviso Configurações salvas.

O Que Conta Como Conflito de Dados

A própria tela explica o critério: "Considera-se conflito de dados quando um ou mais parâmetros coincidem, mas outro parâmetro possui divergência". Ou seja, dois cadastros com o mesmo e-mail e telefones diferentes são um conflito quando os dois parâmetros estão ligados com o operador Ou.

É esse conflito que a última seção da regra resolve. Sem conflito, o sistema aplica a regra sem pedir decisão a ninguém.

Duplicatas na Importação por Planilha

A importação por CSV tem a sua própria escolha, independente da regra acima. Na etapa 3 do assistente, o campo Duplicatas (e-mail ou telefone) oferece Ignorar existentes ("Ignora os contatos que já existem no sistema") e Atualizar existentes ("Atualiza os contatos que já existem no sistema"). O passo a passo completo está em Importar Contatos por Planilha.

Limitações e Permissões

• Não existe tela para mesclar dois contatos. O CRM detecta a repetição e aplica a regra na
  entrada, mas não junta dois cadastros existentes em um só, e não transfere notas, anexos, tarefas ou oportunidades de um cadastro para o outro. Quando dois contatos já foram criados, o caminho é escolher qual permanece e ajustar os vínculos manualmente.
• A lista de Contatos não exibe selo de duplicata na linha. Não há um lugar na tela que liste
  os contatos repetidos da sua base.
• Preferências do sistema é uma tela de administrador. Se o item não aparece no seu menu de
  Configurações, você não tem esse acesso.
• Cada tipo de registro tem a sua regra. A regra de contatos não vale para empresas nem para
  oportunidades, que têm blocos próprios na mesma aba.

Problemas Comuns

• A regra está ligada e mesmo assim entraram repetidos. Confira se os parâmetros ligados
  são os que realmente se repetem e se o operador entre eles é Ou, não E. Com E, todos os parâmetros precisam coincidir ao mesmo tempo.
• A regra não pegou o que veio de integração. Verifique Válido somente para contatos
  criado(a)s via: se estiver em Manualmente, os registros sem usuário criador ficam de fora.
• Aparece o aviso "Erro ao salvar". A alteração não foi gravada. Ajuste o que a descrição
  do aviso indicar e clique em Salvar tudo de novo.

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