Configurar a regra de duplicidade

O Que É / Quando Usar

A regra de duplicidade define o que a sua conta considera "o mesmo registro". É ela que decide se dois contatos com o mesmo telefone são a mesma pessoa, ou se duas oportunidades abertas para o mesmo cliente são a mesma negociação.

Antes de configurar, entenda o alcance: o CRM detecta e avisa. Não existe tela de mesclagem para juntar dois registros já criados. A única união automática acontece no momento em que o registro entra, conforme a escolha de conflito que você fizer aqui. Depois disso, resolver a repetição é trabalho manual.

Abrir a Configuração

1. No menu lateral, abra Configurações e clique em Preferências do sistema.
2. Escolha a aba Gestão de duplicatas. As outras abas são Geral e Horários.

3. A tela mostra um cartão por tipo de registro, entre eles **Gestão de duplicatas de

   contatos** e Gestão de duplicatas de empresas, com a linha "Configure as regras que o sistema deve respeitar ao identificar contatos duplicados".

4. Ligue a chave Status do Módulo, no canto direito do cartão. O restante das opções só

   aparece com ela ligada.

Escolher os Parâmetros

Dentro do cartão, o bloco Quais parâmetros serão considerados duplicatas? lista os campos que a comparação usa. Cada um tem a sua chave: o documento do registro, E-mail e Telefone. Use Propriedade adicional para incluir um campo personalizado da sua conta.

Entre um parâmetro e o seguinte aparece um seletor com E e Ou. Ele muda o sentido da regra: com E, os dois parâmetros precisam coincidir para o registro ser considerado repetido; com Ou, um deles já serve. Comece com Ou no telefone e no e-mail se o seu problema é gente cadastrada duas vezes; use E quando o volume de avisos estiver alto demais.

O bloco Validação da regra restringe onde ela vale. Em oportunidades existe a chave Válido somente para oportunidades abertas, que ignora as já fechadas. Em todos os tipos há o filtro de origem, com as opções API e Manualmente: a primeira considera só registros criados por integração, a segunda só os criados por uma pessoa.

Decidir o Que Fazer Com o Conflito

O último bloco é Quando as duplicatas tiverem conflitos de dados. A tela explica o termo: "Considera-se conflito de dados quando um ou mais parâmetros coincidem, mas outro parâmetro possui divergência" — mesmo telefone, e-mail diferente, por exemplo.

Há duas saídas, em escolha única:

• Atualizar o registro mais recente com os dados do mais antigo, que completa o cadastro
  novo com o que já havia no antigo.
• Não fazer nada e manter duplicado, que deixa os dois registros de pé e só sinaliza.

Escolha a segunda quando o time revisa cadastro manualmente; a primeira quando a entrada vem de formulário ou integração e você prefere consolidar.

Resultado Esperado

Ao mexer em qualquer opção, os botões Descartar e Salvar tudo aparecem no alto da tela. Clique em Salvar tudo: surge o aviso Configurações salvas, com o texto "As regras de gestão de duplicatas foram atualizadas com sucesso".

Se você tentar sair da página com alteração pendente, o CRM abre uma confirmação antes de deixar. A partir daí, a detecção passa a valer nos cadastros novos: em oportunidades, o aviso aparece no cartão do quadro, como descrito em Entender o Aviso de Duplicidade.

Limitações e Problemas Comuns

Preferências do sistema é uma tela de administração da conta: quem não administra não vê o item no menu. A regra vale para a conta inteira — não há regra por funil, por equipe nem por usuário.

• Aparece "Erro ao salvar". O texto é "Não foi possível salvar as configurações de
  duplicatas". Nada foi gravado; tente de novo.
• Liguei a regra e nada mudou nos contatos antigos. A regra age na entrada de registros
  novos. Repetições que já existiam continuam como estão.
• Quero juntar dois contatos repetidos. Não existe tela de mesclagem. Escolha qual registro
  fica, mova o que interessa para ele e inative o outro.
• A lista de contatos não mostra selo de duplicata. A marcação visual de repetido existe no
  quadro de oportunidades, não na lista de contatos. Ali o tratamento é o descrito em Evitar Contato Duplicado.

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